La organización que tengas en tu negocio online marcará la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu negocio, es por esto que el orden con que trabajes es muy importante e indispensable para cualquier tipo de negocio online. Y más aún cuando lo que quieres es desarrollar una organización para tu empresa. Por lo que cuando trabajamos en montar un negocio online es sumamente importante tener en mente la organización que tendrás o qué aprendas que es una de las cosas más relevantes, ya que una organización es un grupo de personas y medios organizados con un fin determinado, en nuestro caso lo último.
¿Tienes que preguntarte cuál es el fin de tus medios?
Por darte un ejemplo el fin que perseguimos en nuestros medios es ganar dinero pero ayudando a nuestros lectores y clientes, todo el tiempo investigamos sobre oportunidades que puedan existir para que nuestros lectores y clientes puedan acceder a información relevante para ellos. La palabra ayudar y ganar dinero puede sonar algo “romántico” pero si te pones a pensar, sitios como Google, Facebook, LinkedIn etc. es esto mismo lo que hacen, ayudan a sus usuarios y luego monetizan. Es por esto que cuando tienes un fin en tu organización que valga la pena, es cuando llegan los recursos.
Ahora, ¿cuáles son tus medios?
Debes analizar, qué medios posees, en el caso de un negocio online como el nuestro, son los sitios web que manejamos con sus redes sociales, en pocas palabras los canales de difusión. Y una vez más plantearte las siguientes preguntas ¿cuál es el fin de tus medios?, ¿cómo lo vas a lograr? ¿por qué quieres lograr eso?
Una vez contestada estas preguntas debes chequear los recursos que tienes para lograr esto, y no me refiero solamente a la parte financiera, sino a los recursos humanos, al conocimiento que posees, al apoyo de tus socios comerciales etc. Entonces, imagínate que si hoy reúnes todos estos recursos, ¿cuál sería tu siguiente paso?. Bien, intentemos desarrollar este tema para aclararnos la mente..
¿Qué es una organización de un negocio online?
Una organización de negocio en línea, también conocida como empresa o entidad de comercio electrónico, es una estructura empresarial que opera principalmente a través de Internet para ofrecer productos, servicios o contenido digital a su audiencia. Estas organizaciones utilizan el mundo digital como su principal plataforma para llevar a cabo sus actividades comerciales y pueden variar en tamaño y alcance, desde pequeñas empresas individuales hasta corporaciones multinacionales.
Aquí hay algunos aspectos clave de una organización de negocio en línea:
- Presencia en Internet: Una organización de negocio en línea tiene una presencia sólida en Internet a través de un sitio web, aplicaciones móviles, redes sociales y otros canales digitales. Estos medios son utilizados para interactuar con clientes, promocionar productos o servicios y generar ventas.
- Comercio Electrónico: Muchas de estas organizaciones se dedican al comercio electrónico, lo que significa que venden productos o servicios en línea. Esto puede incluir tiendas en línea, mercados electrónicos, plataformas de suscripción, entre otros.
- Marketing Digital: Utilizan estrategias de marketing digital como publicidad en línea, marketing de contenidos, redes sociales y SEO para atraer tráfico a sus sitios web y generar ventas.
- Atención al Cliente en Línea: Ofrecen atención al cliente a través de canales digitales como chat en vivo, correo electrónico y redes sociales. Esto facilita la comunicación con los clientes y responde a sus preguntas y preocupaciones.
- Análisis de Datos: Recopilan y analizan datos en línea para tomar decisiones informadas sobre estrategias de negocios. Esto puede incluir análisis de tráfico web, comportamiento del usuario y ventas.
- Equipo Remoto: A menudo, tienen equipos de trabajo dispersos geográficamente que trabajan de manera remota para llevar a cabo las operaciones del negocio.
- Escalabilidad: Una ventaja clave de las organizaciones de negocio en línea es su capacidad para escalar y crecer rápidamente sin las limitaciones físicas de las ubicaciones tradicionales.
- Seguridad en Línea: Dado que manejan transacciones y datos en línea, se enfocan en la seguridad en línea para proteger la información confidencial de sus clientes y la integridad de sus operaciones.
- Innovación Constante: Estas organizaciones a menudo tienen que mantenerse a la vanguardia de las últimas tendencias tecnológicas y de mercado para mantener su ventaja competitiva.
En resumen, una organización de negocio en línea opera en el mundo digital, utilizando la tecnología y el acceso a Internet para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Su éxito depende en gran medida de su capacidad para adaptarse a un entorno en constante cambio y aprovechar las oportunidades que ofrece la era digital.
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¿Cómo crear un equipo de trabajo para tu organización?
Primero que nada es bueno que le transmitas al grupo de trabajo que manejas tu visión, y tus valores para que juntos crezcan como equipo. Transmitir la visión y los valores a tu grupo de trabajo no es tarea sencilla, ya que cuando contratas personal para tu empresa se presentan todo tipo de personas y a veces nos dejamos llevar solamente por el talento y preparación que poseen. Por lo que crear un grupo de trabajo es uno de los pilares de toda organización, gente que apueste a lo que haces, que transpire la camiseta contigo, que crea en lo que haces. Esto demora tiempo, manejar un grupo humano es una de las cosas más difíciles que existen
Por lo que tienes que necesariamente dar una guía a tus empleados, para que sepan qué hacer en todo momento. Esto se logra con la planificación detallada de la empresa, y con que tú como director sepas las aristas de la misma. Ejemplo: Hace 7 años que vengo haciendo mi trabajo con mis sitios web, por lo que sé perfectamente que debo de hacer cada día, en teoría esto mismo debo transmitir a mis empleados, ¿me explico?
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Cada sección de la empresa debe ser dividida para el equipo que manejes. El problema que se suele tener con esto es la capacidad financiera de la empresa para contratar el número adecuado de empleados, y en realidad es cosa de poner en la balanza: La productividad de la empresa vs costo fijo. Si los números cierran, no debes escatimar esfuerzos en contratar el número adecuado de empleados, ya que no sea que por ahorrar en estos costos pierdas productividad en la empresa.
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Mantener al equipo motivado
Recuerdo la empresa de mi madre y padrastro, ellos constantemente solían contratar entrenadores de Dale Carnegie y grupos espirituales de nuestra Iglesia, para mantener conectados al equipo con su espíritu y los valores que ellos quierían transmitirles, además de hacerles un bien obviamente, ya que si solamente piensas en la productividad en sí, no es lo mismo ya que debes verdaderamente buscar beneficiar a tus empleados.
Cuando tu equipo está motivado la organización va tomando rumbo y va creciendo la empresa, ya que el equipo de trabajo es el que te cubre las espaldas cuando ya no puedes solo con todo el trabajo. Es por esto que tener un equipo de trabajo sólido hace que tu organización sea fuerte.
Por lo qué mantener al equipo motivado es una parte fundamental de la gestión de cualquier empresa u organización. Cuando los empleados están motivados, son más productivos, comprometidos y contribuyen de manera positiva al logro de los objetivos del negocio. Aquí te presento algunas estrategias efectivas para mantener a tu equipo motivado:
- Establecer Objetivos Claros: Comunicar objetivos claros y medibles a tu equipo les proporciona un sentido de dirección y propósito. Ayuda a que todos estén alineados en cuanto a lo que se espera de ellos y cómo su trabajo contribuye al éxito general.
- Reconocimiento y Reconocimiento: Reconocer y recompensar los logros y esfuerzos de los empleados es esencial. Puedes hacerlo a través de elogios públicos, bonificaciones, tiempo libre adicional o cualquier otro tipo de reconocimiento que sea significativo para tu equipo.
- Fomentar el Desarrollo Profesional: Ofrecer oportunidades de capacitación y desarrollo profesional demuestra tu compromiso con el crecimiento de tus empleados. Esto puede incluir talleres, cursos en línea, mentorías u otras formas de aprendizaje.
- Cultivar un Ambiente de Trabajo Positivo: Fomentar un ambiente de trabajo positivo y amigable es clave. Esto incluye la promoción de la colaboración, el respeto mutuo y la diversidad, así como la gestión efectiva de conflictos.
- Empoderar a los Empleados: Brindar a los empleados autonomía y responsabilidad en sus roles puede aumentar su sentido de propiedad y motivación. Permite que tomen decisiones y contribuyan a la toma de decisiones cuando sea apropiado.
- Comunicación Abierta y Transparente: Fomenta una comunicación abierta y transparente en toda la organización. Escucha las preocupaciones y sugerencias de los empleados y bríndales información sobre el estado de la empresa y sus objetivos.
- Establecer Retos y Desafíos: Proporciona a tu equipo tareas desafiantes que les permitan crecer y aprender. Los desafíos bien diseñados pueden ser muy motivadores y gratificantes.
- Flexibilidad Laboral: Si es posible, ofrece opciones de flexibilidad laboral, como horarios flexibles o trabajo desde casa. Esto puede mejorar la satisfacción laboral y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
- Promover el Bienestar: Apoya el bienestar de tus empleados fomentando hábitos saludables, como el ejercicio regular, la nutrición adecuada y la gestión del estrés.
- Evaluaciones y Retroalimentación Constructiva: Realiza evaluaciones periódicas y proporciona retroalimentación constructiva sobre el desempeño de tus empleados. Establecer metas de desarrollo personal puede ser una forma efectiva de mantenerlos enfocados y motivados.
- Celebrar Logros en Equipo: Fomenta la colaboración al celebrar los logros en equipo. Esto refuerza la idea de que todos contribuyen al éxito del grupo.
- Modelar el Comportamiento Deseado: Como líder, tu propio comportamiento y actitud son fundamentales. Sé un ejemplo positivo de motivación y compromiso con el trabajo.
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Recuerda que la motivación no es algo estático; requiere atención constante y adaptación a medida que cambian las circunstancias y las necesidades de tu equipo. Al implementar estas estrategias y personalizarlas según las preferencias y valores de tu equipo, puedes mantener a tus empleados motivados y comprometidos en el largo plazo.
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¿Cuál es el primer paso para formalizar la organización de tu empresa?
Primero qué nada debes formalizar tu empresa, sí te encuentras en Paraguay lo que debes hacer es registrar tu marca con un abogado marcario generalmente en la clase 35, luego registrar tu empresa en una SRL, S.A o EAS, lo recomendable si tienes una empresa pequeña es que lo hagas en una EAS. Luego debes tener un contador, y un abogado, por lo menos esto es lo que estamos haciendo nosotros, para cubrirnos las espaldas y hacer todo legalmente y dentro del marco de la ley.
Luego debes abrir una cuenta bancaria a nombre de tu empresa, más que nada para no mezclar tus finanzas personales con la de tu empresa. Esto es muy importante para el manejo de la administración de tu negocio.
El siguiente paso es ver cuántos empleados necesitarás y una vez analizado esto empieza a contratar. La selección de empleados es un paso muy importante, nosotros nos basamos más bien en el perfil psicológico que tiene y tanto otros factores como la preparación académica por ejemplo, pero esto ya queda en cada empresa.
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Alquilar un lugar para tu oficina o local comercial
Este puede ser un paso determinante para tu organización, y te explico por qué, si vas a tener un local comercial, lo ideal es que alquiles uno en un punto en el que sea bien comercial.
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Ya que si te basas solamente en el precio y no en el punto comercial, puede que no sea lo acertado. Y en el caso como es el nuestro que solamente necesitamos una oficina, nos basamos en factores como un precio accesible, pero que el lugar sea presentable para recibir clientes.
Por lo que debes tener en cuenta todos estos factores antes de escoger un lugar para tu empresa.
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Colchón financiero
Siempre que sea posible debes contar con un colchón financiero, por ejemplo si tu costo fijo es de 8 millones de guaraníes al mes, es bueno que tengas para cubrir por lo menos tres meses más, de está manera podrás trabajar con un respaldo económico que es sumamente importante a la hora de operar.
Si bien esto no es estrictamente necesario, es lo ideal, sea como sea tu caso, es bueno que empieces a hacer números. La buena administración puede hacer que tu empresa sobreviva a las crisis.
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Y por último, empieza a crear tu base de datos de clientes
La base de datos de clientes es algo que sí o sí necesitarás, por lo que contratar una empresa que haga el trabajo de encontrar clientes potenciales es muy importante por no decir indispensable. Puedes empezar esto contratando una empresa que haga publicidad de tu negocio como la nuestra y de esta forma te ayude a conseguir prospectos. Esto es una buena forma de empezar un negocio online, ya que te hace saltar muchos pasos, pues contar con una base de datos de clientes es algo que lleva tiempo y dinero.
Y al tener una base de datos de clientes antes de iniciar tu negocio el cómo hacer un gol de medio campo en un partido de fútbol. Por lo que invertir en esto es siempre muy positivo. Por ejemplo, si eres consultor de negocios, tener una base de datos de pequeñas, medianas y grandes empresas, puede ayudarte mucho. Y aunque no lo creas existen muchas empresas que ni siquiera conoces.
El caso es que tener una base de datos de clientes ayudará a tu organización a hacer funcionar más rápido respecto a las ventas. No dudes en invertir en esto, pues es un activo en el haber de tu empresa.
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Conclusión
En conclusión, mantener una excelente organización en un negocio en línea es esencial para el éxito en el competitivo entorno digital de hoy en día. Una gestión eficiente de recursos, una estructura clara, una comunicación efectiva y la adaptación constante son pilares clave para lograrlo.
La planificación cuidadosa, el uso de herramientas y sistemas de gestión adecuados, y la implementación de prácticas sólidas de comercio electrónico son fundamentales para una organización eficiente en línea. La capacidad de mantenerse al tanto de las últimas tendencias tecnológicas y de mercado también es esencial para aprovechar al máximo las oportunidades en línea.
Además, la flexibilidad y la capacidad de adaptación son cruciales, ya que el entorno digital cambia constantemente. Una organización en línea exitosa está dispuesta a aprender de sus experiencias, ajustar su enfoque según sea necesario y mantenerse enfocada en el servicio al cliente y la satisfacción.
En última instancia, una excelente organización en un negocio en línea no solo contribuye al éxito empresarial, sino que también mejora la experiencia de los clientes y fortalece la posición de la empresa en un mercado competitivo. La inversión en la organización y la mejora continua son inversiones valiosas para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo en el mundo digital.
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